Liste de contacts


La liste de vos contacts est accessible par le menu Contacts en haut de page. Les contacts comprennent toutes les personnes ayant candidaté à votre événement, quel que soit le statut de la candidature. Vous pouvez modifier le statut d'une candidature à tout moment dans le profil du contact ou faire une mise à jour groupée pour modifier le statut de plusieurs candidatures à la fois.

 

Liste de contacts
Liste de contacts

 

Vous pouvez choisir entre deux modes d'affichage : la vue liste ou la vue planning.

 

 

Vue liste

La vue liste vous permet de choisir les colonnes que vous souhaitez afficher et de les trier selon vos besoins.

Tri : En cliquant sur les titres des colonnes, vous pouvez les trier par ordre alphabétique, du plus récent au plus ancien, etc.

Afficher/masquer des colonnes : En cliquant sur l'icône Ajouter / Supprimer des colonnes (dans le coin supérieur droit de la liste) vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer des colonnes en les faisant glisser-déposer vers la zone Colonnes à afficher. Veuillez noter que selon la largeur de votre écran, certaines colonnes peuvent ne pas être visibles.

Afficher/masquer des colonnes
Afficher/masquer des colonnes

 

 

Vue planning

La vue planning vous permet de visualiser les affectations et les indisponibilités de vos équipiers de manière chronologique (vue "timeline"). Vous pouvez choisir le niveau de zoom que vous souhaitez afficher : 12 heures, 1 jour, 3 jours, etc. Un code couleur vous renseigne en un coup d'oeil sur l'état d'émargement de chaque équipier :

  • vert : présent
  • rouge : absent
  • bleu : émargement non renseigné
  • noir : équipier indisponible

 

Vue planning équipiers
Vue planning équipiers

 

Au survol d'un équipier, vous avez accès à des informations complémentaires et vous pouvez épingler la ligne en cliquant sur l'icône de l'épingle pour que l'équipier soit toujours visible en haut lorsque que vous faites défiler la liste, ce qui vous permettra de comparer différents plannings et d'apporter facilement les modifications nécessaires. Vous pouvez épingler plusieurs éléments à la fois, et pour les désépingler il suffit de cliquer à nouveau sur l'icône de l'épingle.

 

 

Filtres et Recherche

Que ce soit en vue liste ou planning, utilisez les filtres ou le champ Rechercher pour retrouver rapidement vos contacts. Vous pouvez par exemple filtrer vos contacts par statut de la candidature, par des tags (mots clés) que vous aurez renseignés au préalable dans le profil des candidats, par contacts ayant des messages non lus, ou tout autre champ souhaité.

Pour réinitialiser tous les filtres, cliquez sur Effacer.

Filtres et recherche
Filtres et recherche

 

Recherche par QR code

La recherche par QR code vous permet d'accéder rapidement à la fiche d'un contact de votre liste. Cette fonctionnalité est notamment utile lorsque vous devez accueillir vos équipiers au centre des bénévoles, lors d'une réunion, etc. Cliquez sur l'icône Scanner un QR code pour rechercher un équipier à partir du QR code qu'il peut afficher depuis son espace personnel. Placez le QR code de l'équipier devant votre caméra, dès qu'un QR code valide est détecté la fiche contact est immédiatement affichée.

Pour pouvoir scanner des QR codes, vous devez autoriser qo·ezion à accéder à votre caméra.

 

 

Exporter des contacts

Qo·ezion vous permet d'exporter vos contacts dans un tableau Excel ou au format Vcards. Pour cela, sélectionnez les contacts souhaités et cliquez sur Télécharger dans le menu en bas de la page, puis choisissez le format de l'export.

L'export Jours de présence vous permet d'obtenir la liste de vos contacts avec leurs jours de présence dans votre événement (les jours où ils ont au moins une affectation).

 

 

Export des contacts
Export des contacts

 

 

Mise à jour groupée

À partir de votre liste de contacts vous pouvez facilement faire des mises à jour groupées : sélectionnez les contacts à mettre à jour et cliquez sur le bouton Mise à jour groupée dans le menu en bas de la page. Vous pourrez ensuite choisir les champs à mettre à jour et spécifier leurs valeurs.

 

 

Utilisée en association avec les filtres, cette fonctionnalité vous permet de traiter rapidement une grande quantité d'informations. Vous pouvez par exemple accepter toutes les candidatures "en cours de traitement", rajouter un tag particulier à tous les équipiers affectés à une activité donnée, et bien plus encore !

 

Mise à jour groupée - choix des valeurs
Mise à jour groupée - choix des valeurs

Notre aide vous a-t-elle été utile ?