Configurer votre formulaire de candidature


Véritable porte d'entrée sur votre événement, le formulaire de candidature vous permettra de récolter auprès de vos bénévoles les informations nécessaires pour les actions à mener dans la gestion de votre staff. Vous retrouverez les informations collectées dans la fiche individuelle de vos contacts , chaque question du formulaire correspondant à un champ dans leur profil.

Découvrez l'éditeur de formulaires de qo·ezion en vidéo :

 

 

Initialiser le formulaire

Lorsque vous démarrez la création de votre formulaire de candidature, vous devrez choisir une couleur, indiquer votre objectif de recrutement, et définir le mode d'affectation des équipiers aux activités.

En choisissant "toutes les activités", vos équipiers pourront être affectés à toutes les activités : cela veut dire notamment que lorsque vous chercherez des équipiers à affecter à un créneau horaire d'une activité, qo·ezion vous proposera toutes les personnes disponibles ayant les compétences demandées pour cette activité. C'est l'option la moins contraignante, mais si votre événement demande un très grand nombre de bénévoles avec beaucoup d'activités différentes, il peut être difficile de gérer vos affectations de cette manière.

En choisissant "aucune activité", vous devrez ajouter manuellement les activités autorisées à chaque équipier dans son profil, le plus souvent au moment où vous étudiez et acceptez les candidatures. Cette option demande une action supplémentaire au moment du recrutement, mais facilite le travail d'affectation par la suite.

Dans tous les cas, vous pouvez modifier le mode d'affectation ultérieurement dans le profil de vos équipiers.

 

Profil équipier
Profil équipier

 

Sections

Chaque section correspond à une page dans votre formulaire de candidature ; cela vous permet de regrouper vos questions par thème : informations personnelles, compétences, disponibilités, etc.

Pour ajouter une nouvelle section à votre formulaire, cliquez sur Ajouter une section à l'emplacement souhaité. Vous pouvez modifier le titre de la section en cliquant sur celui-ci.

 

Il est possible de scinder une section ou de fusionner deux sections grâce aux boutons situés à gauche tout au long de votre formulaire.

 

Pour supprimer une section, sélectionnez-la et cliquez sur l'icône situé à droite. Attention, seules les sections vides peuvent être supprimées.

 

 

Texte et Image

Qo·ezion vous permet d'ajouter du texte et des images à votre formulaire de candidature, afin de le rendre plus convivial et de transmettre toutes les informations dont les candidats auront besoin. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour écrire un mot de bienvenue, rappeler les principes de votre charte bénévole, etc.

Cliquez sur l'icône ajouter du texte/de l'image pour entrer le titre, le texte, et sélectionner votre image.

 

 

En cliquant sur l'élément texte/image, vous pouvez le déplacer dans votre formulaire grâce aux flèches haut/bas, le modifier, configurer un affichage conditionnel ou le supprimer.

 

 

Questions

Une question correspond à une information qui sera récoltée auprès des candidats et stockée dans un champ de leur profil : le nom, la date de naissance, la photo, les compétences, les disponibilités, la taille de t-shirt, ou toute autre information dont vous aurez besoin pour organiser votre événement.

Pour ajouter une question, cliquez sur l'icône ajouter une question à l'emplacement où vous souhaitez l'insérer.

Entrez la question telle qu'elle sera affichée dans votre formulaire et indiquez le champ du profil du contact auquel la question sera rattachée. Plusieurs champs sont pré-définis, tels que le nom, l'adresse, les créneaux de disponibilité ou encore la photo. Vous pourrez aussi créer vos propres champs selon vos besoins.

Vous pouvez également rajouter une description (affichée dans le formulaire juste en dessous de la question) et cocher la case "requis" si vous souhaitez rendre la question obligatoire. Utilisez les flèches haut/bas pour déplacer la question dans votre formulaire.

 

 

 

Champs pré-définis

 

Informations personnelles : Parmi les champs pré-définis, vous trouverez des champs tels que le nom, prénom, date de naissance, adresse, email, photo, télephone, etc.

Créneaux de disponibilité

Ajoutez les dates et les plages horaires souhaitées pour demander les disponibilités de vos bénévoles. Si vous ne souhaitez pas afficher des heures strictes dans votre formulaire, rajoutez une étiquette aux plages horaires ("matin", "soir", etc.), seule l'étiquette sera visible.

Dans les options, vous pouvez sélectionner l'affichage réduit (un bouton afficher/masquer sera disponible dans ce cas), la disponibilité par défaut (tous les crénaux seront déjà cochés lorsque le candidat arrivera sur cette question), et un nombre minimum de créneaux disponibles que le candidat doit cocher.

 

 

La question se présentera dans votre formulaire sous forme de tableau, et le candidat devra cocher les créneaux pour lesquels il est disponible.

 

 

Attention : Il est possible d'insérer plusieurs questions de type disponibilités dans votre formulaire, ce qui vous permet par exemple de demander les disponibilités des candidats pour différentes étapes de votre événement (préparation, démontage, etc.). Cependant, si par mégarde vous demandez les disponibilités pour un même créneau dans différentes questions, l'indisponibilité prime sur la disponibilité : si le candidat indique une indisponibilité pour ce créneau dans une des questions, c'est cette réponse qui sera retenue dans la fiche contact.

 

Compétences et Langues

Les compétences et les langues peuvent être utilisées comme prérequis pour les activités. Cliquez sur "Configurer les compétences" (ou "Configurer les langues") pour personnaliser votre liste de compétences/langues.

 

Astuce : Si vous avez déjà une liste de compétences ou de langues dans un fichier à part (texte, excel, etc.), vous pouvez la copier et la coller dans qo·ezion pour créer rapidement plusieurs éléments à la suite.

Dans votre formulaire, la question se présentera sous forme de liste à choix multiples, et pour les langues le niveau de maîtrise sera demandé.

Régime alimentaire

Si vous posez une question sur les régimes alimentaires dans votre formulaire de candidature, les réponses seront utilisées dans la gestion de votre restauration : vous retrouverez la répartition des différents régimes alimentaires proposés dans le prévisionnel et la liste de distribution de vos repas.

Cliquez sur Configurer les régimes alimentaires pour définir la liste des choix proposés dans votre événement : sans restrictions, végétarien, sans gluten, etc.

 

Champs personnalisés

En plus des champs pré-définis (nom, adresse, disponibilités, etc.), qo·ezion vous permet de créer des champs personnalisés selon vos besoins, afin de récolter les données nécessaires à l'organisation de votre événement. Pour créer un champ personnalisé, renseignez votre question et dans le choix du champ sélectionnez Nouveau :

 

 

Vous devrez ensuite choisir le type de question souhaité, donner un nom à votre nouveau champ et lister les choix possibles le cas échéant.

Ajout d'un champ personnalisé
Ajout d'un champ personnalisé

 

Types de question disponibles

Réponse courte : utilisez ce type de question pour les questions ouvertes dont la réponse se résume à quelques mots (vous pouvez limiter le nombre de caractères acceptés dans les options). Attention, les questions ouvertes rendent difficile le traitement des données. Proposez plutôt une liste de réponses pré-définies (choix unique ou multiple) lorsque c'est possible.

Paragraphe : utilisez ce type de question pour les questions ouvertes dont la réponse comporte quelques phrases, comme une présentation ou les motivations du candidat (vous pouvez limiter le nombre de caractères acceptés dans les options). Comme pour les réponses courtes, le traitement en masse des données sera compliqué.

Liste déroulante : ce type de question permet de proposer une liste pré-définie de réponses possibles. Vous pourrez définir si le candidat n'a qu'un choix possible (une taille de t-shirt parmi celles proposées par exemple) ou plusieurs choix (les activités souhaitées parmis celles proposées). Dans les questions à choix multiples, il est possible de définir un nombre minimum et/ou maximum de réponses acceptées.

Pour qu'une question puisse être utilisée comme attribut d'une dotation, elle doit obligatoirement être de type liste déroulante.

Case à cocher : utilisez ce type de question quand vous souhaitez obtenir une réponse "oui" ou "non". Si vous rendez cette question obligatoire dans votre formulaire, le candidat ne pourra passer à l'étape suivante que s'il coche la case : cela peut être utile pour demander au candidat une confirmation de lecture pour certains passages (charte bénévole, informations de sécurité, etc.)

Fichier joint : ce type de question permet de demander aux candidats de joindre un fichier à leur candidature : CV, photocopie du permis de conduire, etc.

Date : Dans les questions de type date, les candidats pourront afficher un calendrier pour indiquer leur réponse.

Numéro de téléphone supplémentaire : peut être utilisé par exemple pour demander un numéro de contact en cas d'urgence. Dans les options, vous pourrez indiquer le pays par défaut.

 

Bibliothèque de champs

Lorsque vous créez un champ de profil personnalisé, vous avez la possibilité de l'ajouter à votre bibliothèque de champs partagée. Vous pourrez ainsi réutiliser ce champ facilement dans tous les événements de votre organisation. De plus, une fois qu'une personne a candidaté à un événement et répondu à un champ de la bibliothèque partagée, lorsqu'elle candidatera à d'autres événements utilisant ce même champ, le formulaire sera pré-rempli avec sa dernière réponse.

Vous pouvez par exemple ajouter un champ "n° d'adhérent" à votre bibliothèque partagée, ainsi vous pourrez le réutiliser dans tous vos événements, et vos adhérents n'auront pas besoin de ré-remplir à chaque fois ce champ lorsqu'ils candidatent à vos événements.

Pour ajouter un champ de profil personnalisé à votre bibliothèque de champs, cochez la case Ajouter à la bibliothèque partagée au moment de la création du champ de profil.

 

Pour utiliser dans votre formulaire de candidature un champ de profil de votre bibliothèque partagée, créez votre question avec un champ personnalisé et sélectionnez le champ de la bibliothèque souhaité dans la liste à gauche de la fenêtre.

 

Affichage conditionnel

Afin de rendre votre formulaire de candidature plus lisible et éviter d'afficher des questions à des candidats qui ne sont pas concernés, vous pouvez choisir d'afficher une question seulement aux personnes ayant répondu d'une manière particulière à une question précédente. Par exemple, vous pouvez poser la question du régime alimenaire spécifique seulement aux personnes ayant répondu oui à la question "Avez-vous un régime alimentaire particulier ?". Il est également possible d'utiliser l'affichage conditionnel pour un texte ou une image.

Pour utiliser l'affichage conditionnel, il faut avoir posé au préalable une question de type liste déroulante ou case à cocher. Dans la section "Affichage conditionnel", dans la ligne "champ" choisissez la question qui sert de condition à l'affichage :

 

Dans cet exemple, la question sur le type d'hébergement sera posée seulement aux personnes ayant coché la case
Dans cet exemple, la question sur le type d'hébergement sera posée seulement aux personnes ayant coché la case "je souhaite être hébergé sur le site du festival"

 

S'il s'agit d'une condition de type case à cocher, la question s'affichera lorsque la case sélectionnée sera cochée.

S'il s'agit d'une condition de type liste déroulante, vous aurez le choix entre afficher la question quand une réponse (ou plusieurs) est sélectionnée - utilisez l'option "dans" - ou quand une réponse (ou plusieurs) n'est pas sélectionnée - utilisez l'otion "pas dans".

 

Dans cet exemple, le texte s'affiche seulement pour les candidats n'ayant pas répondu
Dans cet exemple, le texte s'affiche seulement pour les candidats n'ayant pas répondu "je suis nouveau/nouvelle".

 

 


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