Fiche contact


La fiche d'un contact vous permet de consulter son profil, ses affectations, ses périodes d'indisponibilité, ses repas et dotations, et ses messages. Cliquez sur un contact de votre liste pour avoir accès à sa page et accéder aux différentes fonctionnalités.

Fiche contact
Fiche contact

 

 

Profil

Dans le profil d'un contact vous pouvez consulter toutes les informations le concernant.

L'encadré à gauche de l'écran vous donne un accès rapide à plusieurs fonctionnalités :

  • Le champ Statut de la candidature vous permet d'accepter, refuser, annuler ou mettre en liste d'attente chaque candidature. Le candidat est notifié par email de l'évolution de sa candidature ainsi que dans son espace personnel.
Statut de la candidature
Statut de la candidature

 

  • Les Tags vous permettent d'associer des mots clés à un profil, par exemple pour pouvoir faire des recherches facilement dans votre liste de contacts ultérieurement. Cliquez sur le bouton + pour ajouter ou supprimer des tags.
Tags
Tags

 

  • Vous pouvez également consulter son profil qo·ezion : l'équipier a la possibilité d'y décrire son expérience dans le secteur événementiel, et vous y trouverez la liste des événements auxquels l'équipier a participé en candidatant dans qo·ezion.

 

Profil qo·ezion
Profil qo·ezion

 

Le profil d'un contact est ensuite divisé en plusieurs sections : informations générales et complémentaires, paramètres, etc. Pour modifier les informations d'une section, cliquez sur l'icône Modifier dans l'angle supérieur droit de chaque section.

 

Informations générales : informations liées au compte utilisateur du contact.

Informations complémentaires : liées au formulaire de candidature de l'événement.

Organisation : Il s'agit d'informations internes à l'organisation, qui sont renseignées directement par l'organisateur, et non pas par l'équipier. Pour créer et modifier des champs organisation, rendez-vous sur votre espace organisation.

Paramètres : dans cette section vous pouvez définir le mode d'affectation et les zones d'accréditation d'un équipier.

Dans le champ Activités, vous pouvez choisir si un équipier peut être affecté à toutes les activités de votre événement ou pas. Si vous indiquez "non", vous n'aurez qu'à cocher les activités auxquelles l'équipier peut être affecté parmi la liste de toutes les activités disponibles.

Le champ Zones d'accréditation vous permet d'ajuster les zones autorisées et interdites pour chaque équipier. Par défaut, les zones d'accréditation sont automatiquement héritées des activités auxquelles l'équipier est affecté.

 

 

Affectations

Dans le menu Affectations vous avez accès à la liste des créneaux auxquels l'équipier est affecté. Vous pouvez trier la liste en cliquant sur les titres des colonnes ou la filtrer grâce aux filtres disponibles en haut de la liste.

 

 

Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs créneaux, une barre d'outils s'affiche en bas de la page, vous permettant de les publier, renseigner la présence ou l'absence de l'équipier (émargement), ou les supprimer.

Le bouton Nouveau en haut de la page vous permet de créer de nouvelles affectations pour l'équipier en question. La liste de créneaux disponibles dépend des activités autorisées et de la disponibilité de votre équipier.

Pour en savoir plus, consultez l'article Affectations dans l'aide en ligne.

 

Créer une affectation
Créer une affectation

 

Indisponibilités

Dans le menu "Indisponibilités" vous retrouvez les périodes d'indisponibilité déclarées par le contact dans le formulaire de candidature, c'est à dire les périodes que le contact n'a pas cochées comme étant disponibles : il n'est pas possible de lui attribuer une affectation sur ces périodes.

 

 

Au fil des échanges avec vos équipiers (par la messagerie notamment), vous pouvez être amené à modifier manuellement les périodes d'indisponibilité. Pour supprimer des périodes d'indisponibilité, sélectionnez les lignes souhaitées et cliquez sur l'icône supprimer en bas de la page. Vous pouvez également ajouter des nouvelles périodes d'indisponibilité en cliquant sur le bouton nouveau en haut à gauche de la liste.

Repas et dotations

Dans la section Repas & dotations, vous retrouverez la liste d'articles et de repas auxquels l'équipier a le droit, selon les règles d'éligibilité que vous aurez définies dans la gestion de vos Dotations et Restauration.


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