La liste des membres de votre communauté est accessible dans votre espace organisation, dans le menu Communauté. La liste des membres comprend les personnes qui ont candidaté à vos événements ou qui ont rejoint votre communauté via un lien partagé par vous ou par des organisations que vous soutenez.
En cliquant sur le nom d'un membre de votre communauté, vous accédez à son profil.
Informations organisation
Dans la section Informations de l'organisation, vous pouvez renseigner des informations internes à l'organisation pour chaque membre : numéro de matricule, statut, nom du prestataire de service, remarques, etc. Ces informations peuvent être consultées depuis la fiche contact dans les différents événements que vous organisez, mais uniquement par les utilisateurs de votre organisation. Les personnes qui ont un droit d'accès ponctuel dans un événement ne peuvent pas consulter les champs d'information de l'organisation.
Pour créer un nouveau champ organisation, allez dans les Configurer les informations organisation (icône roue crantée) dans la fiche d'un membre de votre communauté, puis cliquez sur Nouvelle information.
Définissez le nom du champ d'information et son type, avec les différents choix s'il s'agit d'une liste déroulante.
Pour ajouter ou modifier les informations associées à un membre de votre communauté, cliquez sur Modifier et renseignez les informations souhaitées.
Informations des événements
Dans la section Informations des événements, vous trouverez la dernière valeur saisie par l'équipier sur les champs de votre bibliothèque partagée. Lorsque l'équipier candidate à de nouveaux événements qui utilisent ces champs dans le formulaire de candidature, les réponses sont pré-remplies avec ces informations.
Événements
Dans l'onglet événements dans la fiche d'un membre de la communauté sont listés tous les événements de votre organisation auxquels l'équipier a candidaté, avec la date de l'événement et le statut de la candidature.
Formations
Dans l'onglet Formations vous retrouverez la liste des formations suivies par l'équipier, avec le taux d'avancement et le temps passé sur la formation.
Invitation à rejoindre ma communauté
Pour inviter de nouvelles personnes à rejoindre votre communauté sur Qoezion, vous pouvez partager un lien d'invitation. Partagez ce lien sur votre site internet, réseaux sociaux ou par email pour agrandir votre communauté encore plus simplement !
Pour obtenir le lien d'invitation, rendez-vous dans votre espace organisation > Communauté et cliquez sur le bouton Rejoindre la communauté
Lorsque vous publiez vos événements sur Qoezion.com, les personnes intéressées peuvent également rejoindre votre communauté via la page de votre organisation.
Inscrire des membres de la communauté à un événement
Depuis la liste de membres de votre communauté, vous pouvez ajouter vous-même des équipiers à vos événements. Vos contacts peuvent ainsi être directement inscrits à vos événements , sans passer par le formulaire d'inscription. Afin d'éviter tout malentendu ou des désistements, il est recommandé de bien communiquer auprès des bénévoles concernés et s'assurer d'obtenir leur accord pour l'inscription. Une notification par mail est également envoyée aux contacts pour les informer de l'inscription.
Pour inscrire des membres de la communauté à un nouvel événement, sélectionnez les contacts souhaités dans la liste et cliquez sur l'icône Inscrire les contacts.
Indiquez l'événement auquel les contacts seront inscrits, ainsi que le statut de leur candidature : acceptée, en liste d'attente ou en cours de traitement.
Les contacts sont inscrits à l'événement sans passer par le formulaire d'inscriptions, mais les informations telles que les langues, compétences et champs d'information de votre bibliothèque partagée seront reprises dans les fiches contact des bénévoles. Si besoin, vous pouvez utiliser des questionnaires pour demander des informations complémentaires aux bénévoles inscrits par vos soins.