Annuler ou reporter un événement n'est jamais simple ; l'organisateur d'un événement annulé ou reporté est confronté à de nombreuses problématiques et démarches à effectuer.

Voici quelques conseils pour vous aider à gérer l'annulation de votre événement dans qo·ezion :

Fermez les candidatures : si les candidatures sont encore ouvertes, pensez à les fermer pour arrêter de recevoir de nouvelles candidatures.

Annulez la publication de votre événement : Dans Paramètres > Publication, vous pouvez annuler la publication pour que votre événement ne soit plus répertorié dans la plateforme Instants Bénévoles.

Informez vos équipiers : parallèlement à votre communication dans les médias de votre choix (réseaux sociaux, presse...), vous pouvez utiliser la messagerie disponible sur Qoezion pour adresser un message spécifique à vos équipiers. Pour plus de réactivité, ce message peut être accompagné d'une copie envoyée par SMS. Attention, si vous avez créé des contacts n'ayant pas de compte Qoezion (comptes locaux) ils n'auront pas accès à la messagerie, vous devrez les contacter à part.

Annulez les candidatures en cours : En utilisant la mise à jour groupée, vous pouvez modifier toutes les candidatures de votre liste de contacts à la fois pour les passer en statut "annulée". Tous vos contacts (sauf comptes locaux) seront automatiquement notifiés du changement de statut de leur candidature.

En cas de report de votre événement, vous pouvez toujours revenir sur la configuration de votre événement et de sa page publique pour modifier les dates. Cependant, le changement des dates de votre événement a des conséquences importantes sur la disponibilité de vos bénévoles. Si vous n'aviez pas encore ouvert vos candidatures vous pouvez modifier votre formulaire de candidature pour tenir compte des nouvelles dates, mais si votre recrutement est déjà bien avancé, il peut être plus judicieux de traiter le report de l'événement comme une annulation et créer un nouvel événement en partant du début. Dans ce cas, pensez à dupliquer l'événement précédent pour gagner du temps.

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