Les comptes locaux sont des contacts créés directement par l'organisateur, sans passer par le formulaire de candidature. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée à un usage interne à l'organisation, dans les cas où l'équipier n'aurait pas besoin d'avoir accès à un espace personnel avec son planning, messagerie, etc.

Comme il s'agit d'un contact qui n'est pas rattaché à un compte utilisateur (le contact n'a pas accès à Qoezion), il ne peut pas consulter son planning ou la messagerie via l'espace équipier. Vous pouvez cependant l'affecter à des créneaux horaires et gérer ses dotations et ses repas, pour tenir compte de sa présence dans votre événement.

Créer un compte local

Dans votre liste de contacts, cliquez sur Ajouter un compte local dans le menu en haut de la page (trois points verticaux). Renseignez le nom/prénom du contact, ainsi que le statut de la candidature. Vous pouvez aussi renseigner une adresse email (optionnel) : une invitation sera alors envoyée à l'adresse email indiquée pour proposer au contact de se connecter à Qoezion et accéder à son espace personnel.

Si vous souhaitez ajouter des informations personnelles, disponibilités, compétences, etc., cliquez sur la fiche contact créée pour éditer les champs dont vous avez besoin. Les comptes locaux sont identifiés par une étiquette dans la section "informations générales".

Envoyer le planning par mail

Si vous avez renseigné les adresses mail de vos comptes locaux, vous pourrez leur envoyer une copie de leur planning par mail : sélectionnez les contacts souhaités et cliquez sur Envoyer le planning. Attention, si le planning évolue, ce sera à vous de leur envoyer une nouvelle copie du planning si besoin.

Importer des comptes locaux

Dans votre liste de contacts, cliquez sur Importer comptes locaux dans le menu en haut de la page (trois points verticaux) pour importer une liste de contacts en format Excel (téléchargez le modèle de fichier pour être sûr d'utiliser le bon format). Tous les contacts pour lesquels une adresse email est fournie recevront une invitation à rejoindre l'événement.

Invitation

Lorsque vous renseignez une adresse email pour un compte local, un message est envoyé invitant l'équipier à rejoindre votre événement.

L'équipier devra se connecter avec son compte Qoezion pour accepter l'invitation, ou en créer un s'il n'a pas encore de compte. Si l'équipier accepte l'invitation, il deviendra alors un contact classique, rattaché à un compte utilisateur : il aura accès à son espace équipier, avec le planning et la messagerie. Il ne pourra pas toutefois revenir sur le formulaire de candidature pour le renseigner.

Si nécessaire, vous pouvez renvoyer une invitation depuis la fiche contact d'un compte local, en survolant l'étiquette "compte local".