Nos principes de communication
Qoezion communique par email avec les équipiers selon les principes suivants :
Notifications réservées aux adresses vérifiées. Un destinataire ne reçoit de notifications que s'il a un compte Qoezion, ce qui confirme qu'il maîtrise bien son adresse mail. Pour créer son compte, l'équipier passe par une étape de vérification de l'adresse mail — une bonne pratique de sécurité et de protection des données personnelles. Les comptes locaux ayant une adresse mail renseignée par l'organisateur ne peuvent recevoir que les mails suivants : invitation à rejoindre l'événement et récapitulatif du planning. L'envoi de mails à destination des comptes locaux est toujours déclenché par l'organisateur (pas d'envoi automatique).
Dans la langue de l'équipier. Tous les emails existent en six langues (français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais) et sont automatiquement envoyés dans la langue de l'équipier — ou à défaut, celle de l'événement.
Un expéditeur clair. Un email lié à un événement s'affiche au nom de l'événement, un email d'organisation au nom de votre organisation. Chaque message existe en version texte et en version HTML soignée (logo, couleurs, affiche), pour un affichage parfait sur tous les supports.
Fréquence maîtrisée. Les notifications de messages et de mises à jour de planning sont regroupées et espacées, pour éviter tout envoi superflu.
Action en un clic. Chaque e-mail renvoie vers l'espace équipier ou l'action attendue.
Récapitulatif des notifications
Description | |
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Candidatures ouvertes | Si vous publiez un événement sur Qoezion.com alors que le formulaire de candidature n'est pas encore ouvert, les équipiers peuvent se pré-inscrire à l'événement. Ils recevront alors cette notification une fois les candidatures ouvertes. |
Candidature enregistrée | Confirmation envoyée lorsque l'équipier vient de candidater à un événement. |
Décision sur votre candidature (acceptée / liste d'attente / refusée / annulée) | L'organisation fait évoluer la candidature d'un équipier. |
Récapitulatif de votre planning | L'organisateur envoie un récapitulatif du planning par mail. Cet envoi est déclenché par l'organisateur uniquement (pas d'envoi automatique), et peut être envoyé à un compte local. |
Mise à jour de votre planning | Un élément du planning de l'équipier a été modifié (ajout ou suppression de créneau, changement d'horaire). Pour éviter les envois excessifs, si l'équipier ne s'est pas connecté depuis la dernière notification, une nouvelle notification n'est possible qu'après 24 h. S'il s'est connecté depuis, il est notifié de toute modifications postérieure à sa dernière visite. |
Nouveau message | L'organisation envoie un message à l'équipier, depuis la messagerie de l'événement ou celle de la communauté. Pour éviter les envois excessifs, il n'y aura pas de nouvelle notification si l'équipier a déjà été notifié pour ce motif dans les dernières 24 h et qu'il lui reste des messages non lus. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié. |
Emails essentiels et invitations
Description | |
|---|---|
Confirmation de création de compte | Mail de bienvenue suite à la création d'un compte sur Qoezion. |
Code de vérification | Inscription, changement d'adresse email, ou réinitialisation de mot de passe. Le code reste valable pendant 20 minutes. |
Invitation à rejoindre l'événement | Message envoyé aux comptes locaux, uniquement si l'organisateur déclenche l'envoi du mail. L'équipier est invité à créer un compte sur Qoezion s'il n'en a pas encore un et à rejoindre l'événement. Si l'invitation est acceptée, le compte local devient un compte classique, avec accès à l'espace équipier. |
Avertissement de suppression automatique | Message envoyé aux comptes inactifs depuis près de 3 ans (rappels à 90, 30 et 7 jours avant suppression). |