Dotations


Les dotations sont les équipements/articles fournis gratuitement par les organisateurs pour leurs équipiers (staff et bénévoles). Chaque équipier reçoit son équipement/article selon l’activité attribuée et par jour d’événement prévu. Découvrez la gestion des dotations en vidéo :

 

Avant de commencer, définissez les dotations appropriées à votre événement : l'article, la taille, l’activité qui bénéficiera de l’équipement, la quantité et la fréquence de distribution. Pour configurer vos dotations, rendez-vous dans le menu latéral, ensuite cliquez sur Dotations.

 

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Créer un article

Pour créer un article, cliquez sur Ajouter un article si c'est votre premier article, sinon sur Nouvel article en haut de la page :

 

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Renseignez le nom de l'article, et si vous souhaitez grouper des articles lors de la distribution vous pouvez indiquer également le nom du groupe de distribution (par exemple, "kit de bienvenue", "équipement de sécurité", etc.). Vous pouvez en créer autant qu’il le faudra.

 

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Création d'un article

 

 

En cliquant sur un article de la liste des dotations, vous avez accès à la liste de distribution et aux détails de l'article. Pour supprimer un ou plusieurs articles, sélectionnez les articles dans la liste et cliquez sur l'icône Supprimer en bas de la page.

 

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Configurer un article

La page détails de l'article vous permet de paramétrer votre article, les quantités à prévoir, le prix unitaire, la fréquence de distribution, les attributs à prendre en compte et les critères d'éligibilité.

 

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Détails de l'article

 

Dans quantités à distribuer, vous pouvez préciser le nombre d’articles à distribuer ainsi que la fréquence : soit une quantité par jour d'activité (ex : plusieurs masques chirurgicaux tous les jours, un t-shirt tous les 2 jours), soit une seule distribution pour toute la durée de l’événement (ex : à l’arrivée des équipiers, distribution d’une veste).

Utilisez le champ prix unitaire pour avoir un coût estimé de vos dotations et maîtriser votre budget.

Dans le champ attribut, déterminez les informations à utiliser pour gérer les variations de l'article (ex : pour un vêtement, vous pouvez avoir besoin de connaître la taille), et Qoezion calculera pour vous les quantités à prévoir pour chaque variation. Il faut avoir récolté au préalable l'information auprès de votre équipier au moment de sa candidature, au moyen d'un champ personnalisé créé lors de la conception de votre formulaire. Pour en savoir plus sur la configuration du formulaire de candidature, cliquez ici.

Dans la section règles d’éligibilité vous pouvez limiter la distribution d'une dotation à certaines conditions. Si vous n'activez pas les règles d'éligibilité, tous vos équipiers auront le droit à l'article en question.

 

Règles d'éligibilité

Les règles d'éligibilité permettent de limiter l'accès à un article uniquement aux équipiers remplissant certaines conditions. Il est possible de définir jusqu'à 4 règles, et pour être éligible à l'article l'équipier doit remplir toutes les conditions en même temps.

Règle 1 : L'équipier doit être affecté à l'une des activités spécifiées. Avec cette règle, vous pouvez par exemple déterminer que les équipiers affectés à des activités à l'extérieur recevront des équipements spécifiques (gilet réfléchissant, équipement de pluie etc.)

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Règle 2 : L'équipier doit avoir des affectations dans la plage de dates spécifiée. Avec cette règle, vous pouvez par exemple dire que les bénévoles présents le jour de l'ouverture de l'événement ont droit à une tenue spéciale.

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Règle 3 : L'équipier doit avoir l'un des tags spécifiés. Avec cette règle, vous pouvez par exemple prévoir des dotations spécifiques pour les "responsables d'équipe", "nouveaux bénévoles", ou tout autre tag que vous ayez défini au préalable dans le profil de vos équipiers.

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 Règle 4 : L'équipier doit avoir une charge de travail minimale qui lui est affectée. Avec cette règle, vous pouvez par exemple attribuer des places de concert aux équipiers qui s'investissent au-delà d'un certain nombre d'heures dans l'événement.

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Liste de distribution

Dans la page distribution, vous avez la liste de tous les équipiers qui recevront cet article, les quantités à distribuer pour chacun et les attributs (taille, couleur, etc.), calculés par Qoezion selon les informations que vous aurez renseignées. Vous pouvez exporter cette liste en format Excel, ainsi que le prévisionnel (quantité totale pour chaque variation : taille, couleur, etc.).

 

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La liste de distribution peut être filtrée par état de distribution. Pour suivre la distribution de vos dotations, il suffit d'accéder à la fiche contact de chaque équipier : vous pourrez y indiquer si un article a été distribué à l'équipier et préciser la quantité distribuée.

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Définir un budget pour les dotations

Pour maîtriser les coûts de vos dotations, vous pouvez fixer un budget et indiquer le prix unitaire de vos articles sur leur fiche respective. Vous pourrez ainsi vérifier en un coup d'oeil le coût total estimé de vos dotations et le pourcentage de votre budget que ce montant représente. Cliquez sur définir un budget pour indiquer le montant de votre budget, et utilisez l'icône configurer le budget (roue crantée) pour le modifier.

 

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Vous pouvez modifier la devise de votre budget dans les paramètres.

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Export

À partir de la liste des dotations, vous pouvez obtenir deux types d'export excel :

- un prévisionnel avec les quantités pour chaque article, ventilées selons les différentes variations que vous aurez définies (taille, couleur, etc.)

- une liste de distribution avec les noms de vos équipiers, les articles que chacun doit recevoir, l'attribut, la quantité à remettre à chacun selon les règles que vous aurez configurées.

Pour télécharger les exports, cliquez sur l'icône Télécharger en haut de la page.

 

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