Qoezion vous permet de gérer efficacement votre restauration en créant plusieurs repas (déjeuner, collation...) avec la possibilité de définir différentes options pour chaque repas (repas au centre des bénévoles, panier repas, ticket restaurant, etc.). Vous pourrez ensuite spécifier des règles d'éligibilité pour chaque option de repas et calculer ainsi au plus juste le nombre de repas prévisionnel, obtenir la liste de distribution des repas jour par jour et maîtriser votre budget restauration grâce au calcul des coûts estimés pour chaque repas.

Découvrez la gestion de la restauration en vidéo :

Repas

Le repas dans Qoezion fait référence à un type de repas proposé par l'organisateur aux bénévoles : petit-déjeuner, collation, dîner, etc. Vous pouvez gérer jusqu'à 6 repas simultanément. Pour créer un repas, cliquez sur Nouveau repas et indiquez le nom du repas.

Options de repas

Pour un même repas, vous pouvez proposer plusieurs options différentes : repas dans différents locaux de votre événement (cafétéria, centre des bénévoles...), paniers repas, tickets restaurant, etc (jusqu'à 10 options). Il est nécessaire d'avoir au moins une option pour chaque repas, et si plusieurs options sont disponibles une seule sera attribuée à chaque bénévole, selon les règles de priorité et d'éligibilité que vous aurez choisies. Pour créer une nouvelle option de repas, cliquez sur le repas souhaité puis sur Nouvelle option.

Détails des options de repas

En cliquant sur une option de repas, vous accédez aux détails de celle-ci. Dans cette page, vous pouvez :

• Modifier le nom de l'option de repas

• Indiquer les dates auxquelles l'option de repas sera disponible et les horaires auxquels les bénévoles pourront y accéder. L'ensemble des dates de toutes les options de repas de votre événement ne doit pas dépasser une période de 100 jours.

• Indiquer le prix unitaire du repas

• Définir des règles d'éligibilité

Règles d'éligibilité

Les règles d'éligibilité permettent de limiter l'accès à une option de repas uniquement aux équipiers remplissant certaines conditions. Il est possible de définir jusqu'à 3 règles, et pour être éligible à une option de repas l'équipier doit remplir toutes les conditions de cette option en même temps.

Règle 1 : L'équipier doit avoir des affectations dans la plage horaire ou période spécifiée. Dans ce cas, vous avez deux possibilités :

Appliquer la règle par plage horaire : Avec cette règle, vous pouvez par exemple dire que seuls les bénévoles ayant des affectations de 08h à 11h auront accès au petit-déjeuner au centre des bénévoles.

Appliquer la règle par période de présence : L'équipier sera éligible tous les jours entre la date de sa première affectation et la date de sa dernière affectation (y compris les jours sans activité), dans la limite des dates de disponibilité de l'option de repas. Cette option est particulièrement adaptée aux événements de longue durée, lorsque les équipiers ont des jours de repos pendant l'événement et qu'ils ont toujours accès aux repas pendant leurs jours de repos.

Si aucune plage horaire ou période de présence n'est spécifiée, les équipiers éligibles à une option de repas auront accès à celle-ci tous les jours où l'option de repas est disponible. Si vous souhaitez limiter les repas aux jours où l'équipier a des affectations, peu importe l'horaire, il suffit de configurer une plage horaire couvrant toute la journée (0h à 23h45)

Règle 2 : L'équipier doit être affecté à l'une des activités spécifiées. Avec cette règle, vous pouvez par exemple déterminer que les équipiers affectés à des activités éloignées du centre des bénévoles recevront une option de repas à emporter (panier repas, etc.)

Règle 3 : L'équipier doit avoir l'un des tags spécifiés. Avec cette règle, vous pouvez par exemple réserver l'accès au petit-déjeuner d'accueil des nouveaux arrivants aux équipiers ayant le tag "nouveau bénévole".

Ordre de priorité des options de repas

Les règles d'éligibilité des différentes options de repas sont appliquées dans l'ordre qu'elles figurent dans la liste des options de repas (la première option de la liste a la priorité la plus élevée). Pour chaque bénévole, on regardera s'il remplit toutes les conditions de la première option de repas : si oui, on lui attribue automatiquement cette option ; s'il ne remplit pas toutes les règles de la première option, on regardera s'il a le droit à la deuxième option (et ainsi de suite). Pour définir l'ordre de priorité de vos options de repas, glissez/déplacez chaque option dans la liste.

Exemple : Dans une course à pied, le petit-déjeuner est offert aux bénévoles qui ont des missions entre 6h et 10h du matin. Les signaleurs et les bénévoles chargés du ravitaillement reçoivent un panier à emporter, et les autres doivent se rendre au centre des bénévoles pour prendre leur repas.

L'option panier à emporter a comme règles "l'équipier doit avoir des affectations entre 6h et 10h" et "l'équipier doit être affecté aux activités signaleur ou ravitaillement".

L'option centre des bénévoles a uniquement comme règle "l'équipier doit avoir des affectations entre 6h et 10h".

L'option panier à emporter doit être placée en haut de la liste, car on doit d'abord vérifier si le bénévole a une mission en tant que signaleur ou au ravitaillement pour lui attribuer un panier à emporter, et si ce n'est pas le cas on regardera ensuite s'il a le droit au petit-déjeuner au centre des bénévoles.

Prévisionnel et Liste de distribution

En cliquant sur l'icône Télécharger, vous pouvez obtenir le prévisionnel de vos repas et la liste de distribution sous format Excel.

Le prévisionnel tient compte de toutes les affectations, publiées ou pas. Dans le prévisionnel vous retrouverez, pour chaque jour, la liste de tous les repas avec les différentes options disponibles, avec la quantité totale de repas à prévoir et leur ventilation par régime alimentaire (vous pouvez configurer les régimes alimentaires dans votre formulaire de candidature)

La liste de distribution tient compte uniquement des affectations publiées. Sélectionnez la date souhaitée pour obtenir la liste de tous les repas de la journée, avec les différentes options de repas disponibles, les noms des équipiers qui y ont droit et leur régime alimentaire.

Suivi du budget

Pour maîtriser les coûts de votre restauration, vous pouvez fixer un budget et indiquer le prix unitaire de vos options de repas dans leur fiche respective. Vous pourrez ainsi vérifier en un coup d'oeil le coût total estimé de vos repas et le pourcentage de votre budget que ce montant représente. Cliquez sur définir un budget pour indiquer le montant de votre budget, et utilisez l'icône configurer le budget (roue crantée) pour le modifier.

Affichage des repas dans l'espace équipier

Vous pouvez afficher ou masquer les informations des repas de vos bénévoles dans leur espace équipier. Il est conseillé de ne partager ces informations qu'une fois votre planning finalisé.

Lorsque l'affichage des repas dans l'espace équipier est activé, chaque équipier voit dans son planning les repas auxquels il a le droit (nom du repas, nom de l'option de repas et horaires de disponibilité)