Créer et dupliquer un événement


Pour créer un événement, connectez-vous à votre espace personnel. Cliquez simplement sur le "+" en haut de la liste de vos événements, puis sur Organiser un événement.

 

 

Pour configurer votre événement, il suffit dans un premier temps de renseigner le nom de l'évenement, la date, le lieu, le fuseau horaire et l'organisation. Vous pourrez choisir une organisation parmi celles déjà existantes dans votre espace personnel ou en créer une nouvelle : renseignez le nom de votre organisation et elle apparaîtra dans votre espace personnel, où vous pourrez à tout moment compléter la page de votre organisation. Une fois votre événement créé, vous pouvez commencer immédiatement à configurer votre formulaire de candidature et planifier vos activités. Personnalisez la page publique de votre événement pour qu'elle soit validée par nos équipes et publiée.

 

Dupliquer un événement

Que ce soit pour un festival qui a lieu tous les ans, une compétition sportive avec plusieurs étapes, ou encore un cycle de conférences, les organisateurs doivent souvent gérer des événements itératifs. Avec qo·ezion, vous pourrez facilement dupliquer la structure d'un événement existant et ainsi gagner du temps en réutilisant dans un nouvel événement différents éléments déjà configurés (formulaire de candidature, liste des activités, dotations, etc.).

Pour créer votre nouvel événement, connectez-vous à votre espace personnel et cliquez sur le "+" à la fin de la liste de vos événements, puis sur "créer un événement".

En cochant la case "je voudrais dupliquer la structure d'un événement existant", vous pourrez sélectionner l'événement que vous souhaitez dupliquer parmi la liste de tous les événements dont vous êtes administrateur. Dans la page suivante, vous pourrez choisir les éléments que vous souhaitez reprendre dans le nouvel événement : personnalisation de la page publique, formulaire de candidature, activités, créneaux horaires, articles de dotation, restauration, informations cartographiques.

Toutes les dates sont redéfinies en se basant sur la date de début de votre événement : si dans le planning de l'événement dupliqué il y avait un créneau "point presse" le deuxième jour de l'événement, en choisissant de dupliquer la liste des activités et les créneaux horaires vous aurez également un "point presse" le deuxième jour de votre nouvelle édition, aux mêmes horaires.

Une fois l'événement dupliqué, vous n'aurez plus qu'à définir le nombre de licences dont vous aurez besoin pour votre nouvel événement. Prenez le temps de vérifier que toutes les dates correspondent bien au planning de votre nouvel événement et de faire des ajustements si vous le souhaitez, vous serez ainsi prêt à recruter, planifier, piloter et animer vos équipes !

 


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